Document juridique
Politique de confidentialité
Version 1.2 — en vigueur au 1er janvier 2025. Cette politique décrit quelles données nous traitons, pourquoi, combien de temps et avec qui. Elle est écrite pour être lue, pas pour couvrir une mise en demeure.
diaspora400 SRL, Rue de l'Industrie 44, 1040 Bruxelles, Belgique — TVA BE 0xxx.xxx.xxx (à confirmer).
Délégué à la protection des données : dpo@diaspora400.com.
1. Champ d'application
La présente politique couvre les traitements effectués via le site diaspora400.com, l'application web, les applications mobiles et les extensions navigateur. Sont concernées les personnes qui visitent le site, qui créent un compte et qui correspondent avec le support.
Pour les messages qui transitent par le service, nous agissons comme sous-traitant de votre messagerie : c'est vous, en qualité de responsable, qui décidez du contenu transmis. Nos obligations à ce titre figurent dans l'accord de sous-traitance (DPA) disponible sur demande.
2. Données traitées
2.1 Données de compte
Adresse de rattachement, phrase de passe hachée (Argon2id), alias créés, préférences de filtre, paramètres de compte. Le nom complet n'est demandé que pour l'émission d'une facture au nom d'une société.
2.2 Données de facturation
Pour les clients payants : dénomination, adresse de facturation, numéro de TVA le cas échéant, historique des échéances. Les numéros de carte ne sont pas stockés sur nos serveurs ; ils sont détenus par le prestataire de paiement agréé.
2.3 Données de connexion et de sécurité
Adresse IP, horodatage, appareil et navigateur, succès ou échec de connexion. Ces données servent à la prévention des abus et à l'enquête en cas d'incident. Conservation : 90 jours.
2.4 Données de message
En-têtes (expéditeur, destinataire, objet, date) et contenu, traités le temps de l'acheminement, du filtrage et du transit. Les en-têtes sont conservés pour permettre la recherche et la restauration ; le corps des messages non écartés n'est pas conservé durablement après livraison.
2.5 Données de contact et de support
Nom, adresse e-mail, contenu des échanges et éventuelles pièces jointes. Conservation : 24 mois après clôture du ticket.
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale | Conservation |
|---|---|---|
| Création et fonctionnement du compte | Exécution du contrat | Durée du compte |
| Acheminement et filtrage des messages | Exécution du contrat | Transit ; 30 jours pour les messages écartés |
| Facturation et comptabilité | Obligation légale belge | 7 ans |
| Prévention de la fraude et sécurité | Intérêt légitime | 90 jours |
| Support et réclamations | Exécution du contrat | 24 mois |
| Veille des fuites de données | Exécution du contrat | Résultats 24 mois |
| Mesure d'audience | Consentement | 13 mois maximum |
| Publicité et reciblage | Consentement | 13 mois maximum |
| Notes de version et conseils | Consentement ou intérêt légitime | Jusqu'au désabonnement |
4. Destinataires et sous-traitants
Les données ne sont accessibles qu'aux personnels qui en ont besoin et aux sous-traitants techniques suivants, tous établis dans l'Union européenne et liés par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD : hébergeur (Belgique, Allemagne), prestataire de paiement (Belgique), service d'e-mail transactionnel (Pays-Bas), outil de support (Allemagne).
Aucun transfert hors de l'Union européenne n'est effectué. La liste nominative des sous-traitants est communiquée avec le DPA et tenue à jour ; toute évolution est notifiée aux clients Pro 30 jours avant entrée en vigueur.
Aucune donnée n'est vendue, louée ou échangée avec un courtier en données ou un réseau publicitaire.
5. Cookies et traceurs
Le site dépose des cookies strictement nécessaires sans consentement, et des cookies de mesure et de publicité uniquement après accord. Le détail, catégorie par catégorie, figure dans la page cookies. Le choix est mémorisé dans le stockage local du navigateur et peut être retiré à tout moment.
6. Vos droits
Vous disposez des droits suivants, exerçables sans frais :
- Accès — obtenir la copie des données vous concernant.
- Rectification — corriger une donnée inexacte.
- Effacement — supprimer les données, sous réserve des obligations comptables.
- Limitation — geler un traitement contesté.
- Opposition — s'opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime.
- Portabilité — recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
- Retrait du consentement — à tout moment, sans effet rétroactif.
Écrivez à dpo@diaspora400.com. Réponse sous 30 jours au plus. Une preuve d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles).
7. Mineurs
Le service est accessible dès 16 ans sans autorisation parentale. En dessous, l'accord d'un titulaire de l'autorité parentale est requis. La formule Famille permet à un adulte de gérer les boîtes de ses enfants.
8. Sécurité
Chiffrement en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256), hachage Argon2id des phrases de passe, double authentification disponible et obligatoire pour les administrateurs Pro, accès internes par bastion avec session enregistrée. Le détail figure sur la page sécurité.
9. Violation de données
En cas de violation avérée, nous notifions l'Autorité de protection des données sous 72 heures lorsqu'elle est requise et informons les personnes concernées sans délai injustifié si le risque est élevé. Chaque incident est consigné dans le registre public de la page sécurité.
10. Modifications
Toute modification substantielle est notifiée par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. L'historique des versions est tenu à disposition du DPO. La date de version figure en tête de document.
Document rédigé selon le RGPD et la loi belge du 30 juillet 2018. Coordonnées d'entreprise à confirmer avant mise en production.